Qué significa “gratis” cuando hablamos de fichar
La palabra gratis esconde varias cosas distintas. A veces significa una plantilla de Excel que te descargas y rellenas a mano. Otras, una app con un plan gratuito muy limitado pensado para engancharte al de pago. Y otras, simplemente, una hoja en papel que el equipo firma a la entrada. Las tres son “gratis”, pero ninguna resuelve lo mismo, y ninguna está exenta de coste oculto: tu tiempo, tu riesgo legal o ambos.
Antes de elegir, conviene separar dos preguntas que la gente mezcla: ¿es gratis? y ¿es conforme a la ley? Porque lo barato que no cumple acaba saliendo carísimo.
Qué exige la ley (y por qué descarta casi todo lo gratis)
El registro de jornada es obligatorio desde 2019 y el nuevo Real Decreto sube el listón: el registro debe ser digital, inalterable y accesible, también en remoto para la Inspección, y conservarse cuatro años. Lo contamos al detalle en la guía del registro de jornada obligatorio, pero la idea clave es esta: el sistema tiene que demostrar que los datos no se han tocado.
Ese requisito —la integridad— es justo lo que las opciones gratuitas no suelen cumplir. Una hoja de cálculo se edita sin dejar rastro. Un papel se rellena a final de mes. Una app freemium puede no exportar en condiciones ni garantizar la conservación. Cumplir no es cuestión de pagar más por pagar: es cuestión de cómo está construido el registro.
Las opciones gratis, una por una
Hoja de Excel o Google Sheets
Es la opción cero. Funciona el primer día y falla el segundo: nadie la rellena en el momento, se edita sin rastro y no demuestra integridad. Vale como apaño puntual, no como sistema.
Registro en papel
La firma en una hoja a la entrada era lo habitual hace años. Hoy choca de frente con la exigencia de registro digital e inalterable. Además, archivar y conservar cuatro años de papeles es un problema en sí mismo.
Apps freemium
Hay apps con plan gratuito. El truco está en la letra pequeña: límite de empleados, sin exportación seria, sin garantías de conservación o con la integridad como función de pago. Pueden servir para tantear, pero revisa siempre si el plan gratis cubre lo que de verdad exige la ley.
Prueba gratuita de una herramienta de pago
La opción más sensata si buscas algo conforme sin arriesgar dinero: usas el sistema completo durante un periodo de prueba y decides con conocimiento de causa. Cuadi, por ejemplo, te da 14 días gratis sin tarjeta.
Gratis vs conforme: comparativa rápida
| Opción | Coste | ¿Inalterable? | ¿Aguanta Inspección? |
|---|---|---|---|
| Excel / Sheets | 0 € | No | Dudoso |
| Papel | Casi 0 € | No | No con la nueva norma |
| App freemium limitada | 0 € (con topes) | A veces, como función de pago | Depende del plan |
| Herramienta de pago barata | Desde 9 €/mes por negocio | Sí | Sí |
La alternativa de Cuadi: barato, no “gratis-trampa”
Cuadi no vende un plan gratuito permanente porque sería venderte algo que no cumple. Lo que hace es ser barato y conforme de verdad: cobra por negocio, no por empleado, así que el precio es predecible y no te penaliza por crecer.
- QR rotativo y modo kiosko. El equipo ficha con su móvil escaneando un código que cambia cada pocos segundos. Sin hardware caro.
- Registros inalterables. Cada fichaje se encadena con el anterior mediante una cadena de hashes: a prueba de manipulaciones por diseño.
- Conservación automática 4 años y Pack Inspección en un clic (PDF y CSV de cualquier periodo).
- 14 días de prueba gratis, sin tarjeta, para comprobar que cumple antes de pagar nada.
Si te interesa el detalle de cómo está estructurado el precio por módulos (fichaje, turnos y escandallos), lo tienes en la página de precios. Y la herramienta de fichaje en sí, en la página de fichaje.
Prueba un control horario que sí cumple, gratis 14 días
Cuadi registra la jornada con QR rotativo, inalterable y conforme a la ley, por 9 €/mes por negocio. 14 días gratis, sin tarjeta.
Empieza gratis con CuadiPreguntas frecuentes
¿Existe un control horario gratis que cumpla la ley?
Gratis y conforme a la ley a la vez es difícil. La normativa exige un registro digital, inalterable y conservado cuatro años, y la mayoría de opciones gratuitas (Excel, papel o apps freemium muy limitadas) no garantizan la integridad de los datos. Hay herramientas con prueba gratuita o plan básico, pero el control horario realmente conforme suele ser de pago, aunque barato.
¿Puedo llevar el control horario en una hoja de Excel gratis?
Puedes, pero asumes un riesgo. Un Excel se puede modificar sin dejar rastro, así que no demuestra integridad y la Inspección puede no darlo por válido con la nueva norma. Además, alguien tiene que mantenerlo cada día, y eso casi nunca ocurre. Como solución temporal sirve; como sistema definitivo, es frágil.
¿Cuánto cuesta un control horario de verdad para una pyme?
Mucho menos de lo que la gente cree. Cuadi cobra por negocio, no por empleado: 9 € al mes hasta 6 empleados y 1,50 € por cada empleado adicional, con IVA aparte. Para un local pequeño, eso son unos céntimos al día por estar tranquilo ante la Inspección y tener el registro en orden.
¿Cuadi tiene una versión gratis?
Cuadi ofrece 14 días de prueba gratis, sin tarjeta y sin compromiso, para que montes el sistema y compruebes que cumple antes de pagar nada. No es un plan gratuito permanente, pero sí la forma de probar un control horario conforme a la ley sin riesgo.
¿Qué pasa si uso una opción gratuita y la Inspección no la acepta?
Que estás en la misma situación que si no llevaras registro: una infracción grave que se sanciona por centro de trabajo, desde 751 €. El ahorro de la opción gratis desaparece con la primera multa. Lo desarrollamos en la guía de multas por no fichar.
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